Nguyên tắc khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử là một trong những thao tác nghiệp vụ mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Vì thực tế, dù có rất cẩn thận trong việc lập hóa đơn thì vẫn xảy ra tình trạng sai sót trong nội dung thông tin. Chính vì vậy, việc tìm hiểu các quy định, nguyên tắc khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử sẽ là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp xử lý sự cố. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng các tiêu chí, yêu cầu cũng sẽ giúp hỗ trợ doanh nghiệp nếu không may gặp sự cố.

Trước khi tìm hiểu về nguyên tắc thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần phải nắm được các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử, cụ thể:

– Trường hợp thứ nhất: Hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.

– Trường hợp thứ hai: Hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế.

Với cả hai trường hợp trên thì doanh nghiệp đều phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, đồng thời lập lại một hóa đơn khác thay thế.

Để đảm bảo việc hủy hóa đơn điện tử được tiến hành theo đúng quy định hiện hành của pháp luật hiện nay thì doanh nghiệp cần phải tuân thủ nguyên tắc hủy hóa đơn  như sau:

-Thứ nhất, doanh nghiệp chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán; có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.

– Thứ hai, hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.

– Thứ ba, Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.

– Thứ tư, Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.

Trên đây là những nguyên tắc để đảm bảo việc hủy hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ. Một trong những thắc mắc khác của khách hàng hiện nay đó chính là việc hủy hóa đơn sẽ thực hiện theo quy định tại Thông tư 32/2011 hay Thông tư 68/2019? Để trả lời cho câu hỏi này, các doanh nghiệp cần phải nắm bắt hiệu lực thi hành của các Thông tư.

Tại quy định tại điều 26 Thông tư 68/2019 đã quy định rõ về hiệu lực thi hành như sau:

“Điều 26. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14 tháng 11 năm 2019.

2. Từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các văn bản của Bộ Tài chính ban hành sau đây vẫn có hiệu lực thi hành:

a) Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

b) Thông tư số 191/2010/TT-BTC ngày 01 tháng 12 năm 2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải;

 Mất mật khẩu nộp thuế điện tử thì phải xử lý như thế nào?

Cá nhân làm 2 nơi tính thuế thu nhập cá nhân như thế nào?

c) Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25 tháng 8 năm 2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tài chính)…

Như vậy, Theo quy định tại Thông tư 68/2019 thì Thông tư 32 vẫn có hiệu lực thi hành đến hết ngày 31/10/2020. Như vậy, việc thực hiện hủy hóa đơn hiện nay vẫn đang được triển khai theo Thông tư 32/2011.